Anwärterverwaltung

Gerade für die Bindung und die Gewinnung von Mitarbeitern stellen betriebliche Versorgungssysteme einen wichtigen Bestandteil dar. Die Verwaltung dieser Vergütungssysteme für aktive und ausgeschiedene Anwärter umfasst dabei, neben der Datenverwaltung und der Erfüllung der gesetzlichen Informationspflichten, die aktive Kommunikation der Vergütungsbestandteile im Unternehmen.

Informationspflichten des Arbeitsgebers ergeben sich neben dem BetrAVG aus einer Vielzahl unterschiedlicher Regelungen und Vorschriften, die sich je nach Durchführung der betrieblichen Altersversorgung unterscheiden können. Erfahrungsgemäß erfodern diese vom Arbeitgeber zu beachtenden Informationspflichten regelmäßig beim Ausscheidens eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen, im Falle eines Versorgungsausgleichs oder beim Rentenbeginn die Erstellung einer entsprechenden Information oder Berechnung. Für versicherungsförmige Durchführungswege wie für die Direktversicherung sind zusätzliche Informationspflichten aus dem Versicherungsrecht zu beachten.

Eine sinnvolle Verwaltung von betrieblichen Versorgungssystemen sollte sich dabei nicht auf die zwingenden Anforderungen der Verwaltung begrenzen, sondern ein aktives Kommunizieren des Mehrwerts der Vergütungsbestandteile für den Mitarbeiter in den Mittelpunkt rücken. Dies umfasst sowohl die jährliche Information der Mitarbeiter über den Stand ihrer Anwartschaften als auch die geeignete Bereitstellung von Daten und Informationen. Dabei helfen die neuen digitalen Kommunikationskanäle wie ein Mitarbeiterportal, bei denen Mitarbeiter z.B. jederzeit den aktuellen Stand ihrer betrieblichen Altersversorgung einsehen, die zukünftie Entwicklung planen und Entscheidungen treffen können. Weiter ist ein zentraler Ansprechpartner für Rückfragen zu betrieblichen Versorgungssystemen im oder außerhalb des Unternehmens eine sinnvolle Ergänzung.